Préparation en amont

 

Sélection du traiteur et menu

Choisir le bon traiteur pour votre cocktail dinatoire entreprise est une étape cruciale. Il est recommandé de choisir un traiteur de luxe expérimenté qui comprend la nature et l’objectif de votre événement (voir ici : https://www.traiteurhautdegamme.paris/traiteur-luxe-entreprise/). Le menu devrait être varié et adapté aux préférences alimentaires de tous les invités. Une variété d’options végétariennes, véganes et sans gluten doit être envisagée. De plus, le menu devrait être en adéquation avec le thème de l’événement afin de créer une expérience culinaire mémorable pour vos clients.

Définir les objectifs de l’événement

L’objectif de votre événement influence l’atmosphère, l’organisation et le choix du menu. Pour favoriser le réseautage, aménagez l’espace pour faciliter les interactions. Pour une célébration, créez une ambiance festive avec un menu joyeux. Pour un lancement de produit, organisez un événement mettant en valeur le produit et proposez un menu complémentaire. Avec un traiteur de luxe, offrez une expérience culinaire exquise pour impressionner vos invités.

Fixer un budget réaliste pour la réception

L’un des aspects importants de l’organisation d’un cocktail d’entreprise est d’établir un budget réaliste. Avant de commencer à planifier, il est essentiel de déterminer combien l’entreprise est prête à dépenser pour l’événement. Le budget doit inclure le coût du traiteur, mais aussi d’autres dépenses telles que la location de l’espace, le mobilier, la décoration, l’éclairage, le son et bien sûr, les boissons. N’oubliez pas de prévoir un surplus pour les imprévus. Une fois le budget finalisé, il sera plus facile de faire des choix éclairés tout au long du processus de planification, en évitant de dépasser vos limites financières.

 

Planification logistique

 

Choix du lieu et aménagement de l’espace

Le choix du lieu pour votre cocktail dinatoire entreprise doit être réfléchi et adapté à votre événement. Pensez à la taille, à l’accessibilité pour vos invités et à l’ambiance que vous souhaitez créer. Une fois le lieu choisi, l’aménagement de l’espace doit être pensé pour favoriser la circulation des invités, le service des plats et la mise en place des animations ou présentations.

Sélection des boissons

Un cocktail dînatoire se doit de proposer une sélection variée de boissons pour accompagner les mets servis. Vin, champagne, cocktails, mais aussi boissons sans alcool doivent être prévus. Pensez également à choisir des vins qui se marieront bien avec les plats proposés par votre traiteur.

Prévoir des animations

Pour dynamiser votre cocktail dînatoire et le rendre mémorable, prévoyez des animations. Selon l’objectif de votre événement, cela peut être un discours, une présentation, un spectacle de musique live, une démonstration de produits ou même des jeux. Ces animations créent une atmosphère conviviale et captivent les invités.

Gestion des imprévus

Malgré une planification minutieuse, des imprévus peuvent toujours survenir lors d’un événement. Il est important de rester flexible et d’avoir un plan B si nécessaire. Cela peut inclure des options pour le mauvais temps en extérieur, des alternatives pour les allergies alimentaires inattendues, ou même un fournisseur de secours en cas de problème avec un prestataire.

 

Sélection du menu

 

Choix des entrées

Il est judicieux de proposer plusieurs types d’entrées lors d’un cocktail dînatoire. Vous pourriez inclure une variété de canapés, de brochettes, de verrines et de petites salades. Assurez-vous que ces entrées soient à la fois attrayantes et faciles à manger, tout en étant délicieuses et raffinées.

Sélection des plats principaux

Vos plats principaux doivent pouvoir être consommés facilement debout. Pensez à des mini-burgers, des brochettes de viande ou de poisson, des cuillères de risotto ou encore des mini-quiches. Votre traiteur de luxe pourra vous aider à créer des plats qui sont non seulement délicieux, mais aussi esthétiquement agréables.

Choix des desserts

Enfin, pour clôturer votre cocktail dinatoire entreprise de manière spectaculaire, n’oubliez pas les desserts ! Choisissez des options légères et attrayantes comme des macarons, des verrines de mousse au chocolat, des mini-tartelettes aux fruits frais ou même une fontaine de chocolat.

Options végétariennes, véganes et sans gluten

Il est important de prendre en compte les différentes restrictions alimentaires de vos invités. Assurez-vous d’avoir assez d’options végétariennes, véganes et sans gluten pour que chacun puisse profiter pleinement de l’événement.

Choix des boissons

Associer les boissons aux plats est un art. Elles doivent compléter les saveurs des plats sans les éclipser. Par exemple, des vins blancs légers avec du poisson et des fruits de mer, des vins rouges corsés avec de la viande rouge, et des vins rosés ou des bières légères avec des plats épicés. Les cocktails peuvent également être une excellente option en harmonie avec le thème de l’événement. Inclure des boissons non alcoolisées, comme des jus de fruits frais ou des mocktails, est important pour les non-buveurs d’alcool.
 

Animation et divertissement

 

Choix de la musique

La musique est un élément essentiel pour créer une atmosphère conviviale lors d’un cocktail dînatoire. Vous pouvez choisir un DJ pour jouer des morceaux en fonction de l’humeur de l’événement, ou opter pour un groupe de musique live pour ajouter une touche d’authenticité et de divertissement en direct.

Présentations interactives

Pour rendre votre événement plus engageant et mémorable, envisagez d’intégrer des présentations interactives. Cela peut inclure des démonstrations de produits, des quiz interactifs, ou même des discours inspirants.

Animations photo

Organiser une animation photo, comme une cabine photo ou un photographe itinérant, est un excellent moyen de divertir vos invités. Les photos prises peuvent servir de souvenirs et être utilisées dans des matériaux de marketing futurs pour votre entreprise.

Spectacles artistiques

Engager des artistes pour performer pendant votre événement peut ajouter une dimension d’excitation et de surprise. Cela pourrait être des magiciens, des acrobates, des danseurs, ou même des caricaturistes pour divertir vos invités tout au long de l’événement.

Jeux et concours

Organiser des jeux et des concours peut aider à détendre l’atmosphère et à encourager les interactions entre les invités. Cela peut être aussi simple qu’un tirage au sort ou un jeu de devinettes, ou quelque chose de plus complexe comme une chasse au trésor.

Invité surprise

Pour faire une surprise à vos invités, vous pouvez inviter une personnalité connue ou un expert dans un domaine spécifique en rapport avec l’objectif de votre événement. Cela peut aussi être une performance surprise d’un artiste ou d’un groupe de musique populaire.

 

Suivi après l’événement

 

Évaluation de l’événement

C’est une étape cruciale pour mesurer le succès de votre cocktail dinatoire entreprise et identifier les domaines d’amélioration pour les futurs événements. Voici quelques points à considérer :

• collecte de feedback : envoyez un sondage ou un questionnaire aux invités pour recueillir leurs impressions et suggestions ;
• analyse des résultats : examinez le nombre de participants, l’engagement lors des animations, la satisfaction concernant les mets et les boissons, le service du traiteur de luxe, etc ;
• examen des objectifs de l’événement : évaluez dans quelle mesure vous avez atteint les objectifs fixés pour l’événement ;
• examen du budget : comparez le budget initial avec les dépenses réelles pour évaluer la gestion des coûts.

Remerciements aux invités

Il est courtois et bénéfique d’envoyer un message de remerciement aux invités après l’événement. Cela peut prendre plusieurs formes :

• email de remerciement : un message simple et sincère exprimant votre gratitude pour leur présence et leur participation ;
• cadeaux de remerciement : si le budget le permet, envisagez d’envoyer un petit cadeau ou un souvenir de l’événement ;
• partage de photos et de moments forts : partagez les photos de l’événement et les moments forts sur les réseaux sociaux ou par email pour permettre aux invités de se remémorer l’événement.

Planification des prochains événements

Organiser un événement n’est pas une tâche isolée, mais un processus continu. Chaque événement est une occasion d’apprendre, d’évoluer et de se perfectionner. Suivez les leçons apprises pour améliorer vos futurs événements. Planifiez à l’avance, établissez des objectifs, définissez un budget et recherchez des sponsors potentiels. Il n’est jamais trop tôt pour commencer à planifier votre prochain événement réussi.